Política de tratamiento de datos personales

Última actualización: 2026-08-19

Documento requerido por la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1074 de 2015 de la República de Colombia.

1. Responsable y Encargado

Cuando una empresa cliente carga en CRM Sales una base de datos con información personal de terceros, los roles quedan repartidos así:

• El cliente es el Responsable del Tratamiento. Es quien decide para qué y cómo se tratan esos datos, y quien debe contar con la autorización de los titulares.
• Helppiu es el Encargado del Tratamiento. Trata esos datos únicamente por cuenta y siguiendo las instrucciones del cliente, y no los usa para fines propios.

Esto aplica por igual a los datos de contacto cargados y a la información que se genera al trabajarlos: correos enviados, conversaciones de WhatsApp, grabaciones y transcripciones de llamadas.

2. Obligaciones del cliente como Responsable

Al cargar una base de datos en la plataforma, el cliente declara y garantiza que:

• Cuenta con autorización previa, expresa e informada de los titulares, o con otra base legal que habilite el tratamiento y la comunicación comercial.
• Informó a los titulares sobre la finalidad del tratamiento y sobre sus derechos.
• Atenderá las consultas y reclamos que los titulares dirijan a él como Responsable.
• Tiene registradas sus bases de datos en el Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD) cuando la ley se lo exija.
• Informará a los titulares cuando las llamadas sean grabadas, conforme a la normativa aplicable.

Por eso, al importar una base la plataforma solicita declarar su origen. Esa declaración queda registrada.

3. Obligaciones de Helppiu como Encargado

• Tratar los datos únicamente conforme a las instrucciones del cliente.
• Garantizar la seguridad y la confidencialidad de la información.
• Aislar los datos de cada organización, de modo que un cliente no pueda acceder a los de otro.
• Trasladar al cliente cualquier consulta o reclamo de un titular que reciba directamente.
• Devolver o suprimir los datos al terminar la relación contractual.
• Abstenerse de usar los datos cargados por un cliente para cualquier fin propio, incluido el entrenamiento de modelos.

4. Derechos de los titulares

Todo titular puede conocer, actualizar y rectificar sus datos; solicitar prueba de la autorización; ser informado sobre el uso dado a sus datos; presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio; revocar la autorización y solicitar la supresión.

Toda comunicación comercial enviada desde la plataforma incluye un enlace de baja funcional. La baja se aplica de inmediato y de forma permanente sobre la base del cliente correspondiente.

5. Canal de atención

Para ejercer estos derechos frente a Helppiu como Encargado: privacidad@helppiu.com. Las solicitudes se atienden en los plazos de la Ley 1581 de 2012: diez (10) días hábiles para consultas y quince (15) días hábiles para reclamos, prorrogables conforme a la norma.

6. Transferencias internacionales

La infraestructura opera en centros de datos de Amazon Web Services en Estados Unidos. Los proveedores de modelos de lenguaje utilizados para las funciones de inteligencia artificial también procesan información fuera de Colombia. Al usar el servicio, el cliente autoriza esta transferencia bajo las garantías contractuales correspondientes.

7. Vigencia

Esta política rige desde su publicación. Las bases de datos se conservan mientras dure la relación contractual y por treinta (30) días adicionales tras su terminación.